مشارکت نزدیک کسب­وکار و فن­آوری اطلاعات،
قابلیت یکپارچه­سازی افراد و سیستم­هایی که در فرآیندهای کسب­وکار شرکت دارند،
توانایی شبیه­سازی فرآیندهای کسب­وکار جهت طراحی بهینه­ترین فرآیندها برای اجرا در سازمان،
(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت nefo.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))

قابلیت نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای کسب­وکار در زمان واقعی
قابلیت ایجاد تغییر در فرآیندهای کسب­وکار موجود در زمان واقعی.
۳-۲- معیارهای انتخابBPMS مناسب
شاخص­ های انتخاب شده، براساس چرخه­­ی حیات مدیریت فرایند کسب­وکار، اجزاء مدیریت فرایند کسب­وکار و نظر خبرگان در زمینه­ BPMS، به ۱۴ گروه اصلی طبقه ­بندی شده ­اند. همان­طور که اشاره شد، چرخه­ی حیات BPMS، به ۴ قسمت عمده تقسیم ­بندی می­ شود که به بهبود مستمر فرآیندهای سازمان منتج می­ شود. آن ۴ گروه عبارتند از: مدل­سازی و طراحی، توسعه و استقرار، مدیریت و تعامل، تحلیل و بهینه­سازی. جهت سنجش میزان کارایی نرم­افزار هرکدام از این بخش­ها به چند زیر مجموعه تقسیم می­شوند که برای تعیین شاخص­ های نرم­افزار از آن زیرمجموعه­ها استفاده می­ شود.
برخی از شاخص ­ها به دلیل اهمیتی که در زیرساخت و فن­آوری سیستم دارند، جزء شاخص­ های اصلی محسوب می­شوند که شامل معیارهای فنی و اجرایی هستند و برخی دیگر به دلیل نقش حمایتی جزء شاخص­ های فرعی محسوب می­شوند. اما این موضوع به منزله­ی بی اهمیت بودن و حذف شاخص­ های فرعی نیست، چرا­که در ارزیابی سیستم و نرم­افزار، نقش خاص خود را ایفا می­ کنند. معیارهای اصلی که در چرخه­ی حیات BPMS می­گنجند، عبارتند از: قابلیت مدل­سازی، قابلیت شبیه­سازی، قابلیت پیاده­سازی، تجزیه­وتحلیل فرایند، فن­آوری نرم­افزار، سازگاری نرم­افزار، همکاری فرایند، مدیریت امنیت، مدیریت فرم­ها، پورتال گردش کار، مدیریت و نظارت، بایگانی و گزارشات، قواعد کسب­وکار و معیارهای فرعی شامل تأمین کننده، خدمات و پشتیبانی و سابقه­ محصول می­باشد (شکل ۳-۱).

شکل ۳-۱- شاخص­ های اصلی مدیریت فرایند کسب­وکار [۴۲]
۳-۲-۱- قابلیت مدل­سازی:
فاز اول بسیاری از پروژه­ ها از جمله بهبود فرآیندها، مهندسی مجدد، معماری سازمانی و… با مدل­سازی فرآیندهای وضعیت موجود سازمان آغاز می­گردد. به بصری­سازی توالی فعالیت­های کسب­وکار و اطلاعات مرتبط با آن مدل­سازی فرایند اتلاق می­گردد. هدف از مدل­سازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم به­راحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیل­گران سیستمی، با هدف استخراج فرآیندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید می‌باشد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند. بنابراین بایستی تجزیه­و تحلیل مناسب جهت ارتقاء سطح سازمان صورت گیرد. تصویر گرافیکی در مدل­سازی باعث سهولت ارتباط و درک مشترک گروه ­های ذی­نفع از فرایند می­ شود. با بهره گرفتن از ابزار مناسب، مدل­ها را می­توان با اطلاعات در مورد مسائل، خطرات، مفروضات، فرصت­ها، و غیره غنی نمود و با عناصر اطلاعات سایر مدل­ها از جمله داده ­ها و نمودار سازمانی، برای تجزیه­وتحلیل دقیق­تر و بهترو گزارش­های گسترده سازمانی ارتباط برقرار کرد. مدل­ها باید به راحتی در دسترس افراد متصدی فرایند قرار گیرند و توسط صاحبان کسب­وکار نگهداری و به­روز­رسانی شوند، چراکه پایه­ای برای پیاده­سازی فرآیندها و بهبود مستمر آن­ها در سازمان محسوب می­شوند. این ابزار به یک مخزن مرکزی جهت سهولت دسترسی و بدون محدودیت الگو­سازان برای کمک به تولید مدل­های صحیح و کامل نیاز دارد [۳۸،۳۹].
در سیستم­های BPMS، لزومی ندارد قبل از استقرار سیستم، مدل مطلوب فرآیندی احصاء شود. با توجه به سرعت تغییر نیازمندی­ها در سازمان تهیه مدل مطلوب، بدون ضمانت اجرایی، مؤثر نخواهد بود. بنابراین می­بایست از روش بهبود مستمر استفاده نمود و پس از مدل­سازی وضعیت موجود و اجرای فرآیندها بر­اساس وضعیت موجود، اقدام به بهبود فرآیندها نمود. هدف از مدل­سازی فرایند کسب­وکار شناسایی و مستند­سازی فعالیت­های جاری و شناسایی و مستند­سازی فعالیت­های وضع مطلوب است. در واقع چالشی است برای تشخیص این مسئله که راه­کارها و فرایند­ها در حال حاضر چگونه انجام می­ شود و برای رسیدن به وضعیت بهینه چه اقداماتی شامل سیستم­های فن­آوری اطلاعات، داده ­ها، آموزش، اختیارات و مسئولیت ­ها، تعاملات و مستند­سازی در اولویت قرار می­گیرند [۴۳].
۳-۲-۱-۱- سطوح متفاوت مدل­سازی فرآیندها:
نقشه­ی فرایند (فلوچارت­های ساده)
توصیف فرایند (فلوچارت به همراه اطلاعات جزئی)
مدل­های فرایند (فلوچارت به همراه اطلاعات کامل که فرایند بتواند تجزیه­وتحلیل، شبیه­سازی و یا اجرا شود.)
BPMN که هر یک از سطوح نام برده در فوق را پوشش می­دهد.

۳-۲-۱-۲- برخی از مهم­ترین مزایای استانداردسازی علائم مورد استفاده در مدل­سازی فرایند به شرح زیر است:
ایجاد تفکر مشترک و گروهی
تسهیل ارتباطات
ایجاد درک متقابل
راهکار دسترسی به کیفیت
راهکار بهبود مستمر
عامل اعتماد و رضایت مشتری
راه­کار تشخیص، پیشگیری و کنترل
کاهش هزینه و ضایعات
۳-۲-۱-۳- افراد درگیر در تیم مدل­سازی فرایند:
کارشناس کسب­وکار: کسی که دانش زیادی درباره فرایند دارد.
صاحب فرایند: فردی که مسئول اجرای کل فرایند است و اصلاحات فرایند را تأیید می­ کند.
مدیر یا میانجی: مسئول قرار ملاقات­ها و سؤال جهت راهنمایی برای گرفتن تصمیم­های درست
کارشناس مدل­سازی: مسئول طراحی مدل فرایند.
مدل­سازی فرآیندها، هدف نهایی پروژه‌های فرایند محور محسوب نمی­ شود، بلکه می‌توان آن­ را یک مرحله گذرا و موقت جهت حرکت به سمت هدف اصلی دانست. هدفی که به­ طور معمول از دو حالت زیر خارج نیست:
بهبود افزایش عملکرد فرآیندها و در طی آن افزایش بهره­وری سازمان
مکانیزاسیون فرآیندهایی که اغلب به­ صورت دستی و سنتی انجام می­شوند.
در این راستا رویکردهای مختلفی پیش روی سازمان قرار می­گیرد. رویکرد اول، این است که در ابتدا تمامی فرآیندهای موجود در سازمان استخراج شده و سپس نسبت به بهبود و یا مکانیزاسیون آن­ها اقدام نمود و رویکرد دیگر، این است که تک به تک، فرآیندهای سازمان را استخراج کرده و به­ صورت تدریجی آن­ها را وارد چرخه­ی BPMS نمود. مدل کردن کلیه­ فرآیندهای سازمان امری زمان‌بر است، به­طوریکه در بسیاری از پروژه­ های مدل­سازی فرایند، در انتهای پروژه (مثلاً بعد از گذشت ۶ ماه)، به دلیل پویایی بالای کسب­وکارهای کنونی و عوامل مختلف تأثیرگذار بر آن­ها (مثل نوسانات ارزی، تغییرات مدیریت، تغییر اسناد بالادستی و…)، تعداد قابل توجهی از فرآیندها تغییر می‌یابند.
بنا به ­دلایل فوق، می‌توان نتیجه گرفت که، ضرورتی ندارد که ابتدا، کلیه­ فرآیندهای سازمان استخراج و حتی بهبود داده شوند و سپس آن­ها را وارد چرخه BPMS نمود، بلکه می‌توان ابتدا با چند نمونه از فرآیندهای اصلی سازمان، مدل­سازی را آغاز کرد. به این صورت که به ازای هریک از فرآیندهای منتخب لازم است مراحل زیر طی شود:

• • مدل­سازی فرآیندهای وضعیت موجود
    • ساخت مدل داده و فرم‌ها
    • تعیین قوانین تجاری
    • تعیین ایفاکنندگان
    • اجرای فرایند
    • بهبود مستمر

البته فاز «بهبود مستمر»، امریست تکرارپذیر که هیچ نقطه انتهایی ندارد. بعد از اجرای فرآیندهای منتخب در سطح سازمان ایجاد مکانیزاسیون و حذف کاغذ توسط پرسنل سازمان، می­توان به­تدریج مدل­سازی را روی فرآیندهای دیگر سازمان آغاز و مراحل فوق را برروی آن­ها تکرار نمود [۴۴].
طبق شاخص­ های جمع­آوری شده در مدل­سازی فرآیندها، معیارهایی از درجه­ اهمیت بیشتری برخوردار هستند، که از جمله­ آن­ها می توان به قابلیت طراحی فرایند، مدل­سازی گردش کار، رویدادها، تعامل با کاربر، تخصیص وظیفه، قوانین کسب­وکار، کنترل­های کسب­وکار، مدل­سازی داده، پشتیبانی از استخراج فرایند،اتصال متغیرهای فرایند، ارتباط فرآیندها، وظایف دستی، سررسیدها، سرعت مدل­سازی، یکپارچگی محیط مدل­سازی و شبیه­سازی و پشتیبانی از دیدگاه­ های مختلف در مدل­سازی، اشاره کرد. جدول ۳-۱ شاخص­ های مدل­سازی فرایند کسب­وکار را نشان می­دهد:
جدول ۳-۱- شاخص­ های مدل­سازی فرایند کسب­وکار